De valkuil van de aanbestedingschecklist: een schijnzekerheid voor inschrijvers?
Gepubliceerd op 11 februari 2025Bij veel aanbestedingen sturen aanbestedende diensten een checklist mee om inschrijvers te helpen met een complete en foutloze indiening. Op het eerste gezicht een nuttig hulpmiddel, maar schijn kan bedriegen. Want wat als de checklist niet volledig is of verandert gedurende het proces? Dan ligt het risico nog altijd bij de inschrijver.
De checklist als statisch document
In de praktijk is de checklist vaak een statisch document. Het is opgenomen in de leidraad of als aparte bijlage bij de aanbestedingsdocumenten. Dit geeft inschrijvers houvast: een duidelijke opsomming van wat zij moeten aanleveren. Maar hier ontstaat een probleem. Tijdens de aanbestedingsprocedure worden vaak nog vragen gesteld door inschrijvers, waarna de aanbestedende dienst via een nota van inlichtingen verduidelijkingen geeft. Soms worden documenten toegevoegd, soms komen er eisen te vervallen of worden deze aangepast. De oorspronkelijke checklist wordt echter zelden bijgewerkt.
Wil je een eigen checklist opstellen? Lees dan hier verder over “Checklist voor openbare aanbestedingen: 10+1 tips van experts”.
De verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst
Hoewel de inschrijver verantwoordelijk blijft voor een correcte indiening, heeft ook de aanbestedende dienst een belangrijke rol. De aanbestedende dienst heeft de taak om de aanbesteding zo simpel en toegankelijk mogelijk te maken en moet onnodige moeilijkheden in het proces voorkomen. Wanneer een checklist fouten bevat of niet wordt bijgewerkt, kan dat inschrijvers op het verkeerde been zetten. Ook kan dit leiden tot minder inschrijvingen doordat de checklist niet is bijgewerkt na het verlichten van een eis via de nota van inlichtingen. En dat is zonde!
Hoe lossen we dit op?
Dit probleem roept een belangrijke vraag op: hoe kunnen we voorkomen dat inschrijvers hierdoor de mist in gaan? We zetten de belangrijkste oplossing op een rij:
- Dynamische checklists: Zou het niet beter zijn als aanbestedende diensten de checklist bijwerken na elke nota van inlichtingen? Een geüpdatete versie zou in de laatste fase van de aanbesteding herzien kunnen worden.
- Herstelmogelijkheid voor inschrijvers: Kan een inschrijver die een fout maakt door een incorrecte checklist de kans krijgen om dit te corrigeren?
- Bewustwording bij aanbestedende diensten: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat aanbestedende diensten hun verantwoordelijkheid erkennen en checklisten niet als een vrijblijvende bijlage beschouwen?
- Automatische reminders: Kan een aanbestedingsplatform inschrijvers attenderen op wijzigingen in de vereiste documenten?
- Bewustwording: Hoe kunnen we onervaren inschrijvers beter informeren over het feit dat een checklist niet heilig is en dat de nota van inlichtingen altijd gecontroleerd moet worden?
Herken je deze uitdaging of ga je graag met ons in gesprek over een oplossing? Dat kan. We kunnen ook helpen met het foutloos inschrijven op een aanbesteding. Of bij jouw inschrijving, zeker wanneer je wilt sparren over je aanpak of bidstrategie? Bij Wedobids helpen we je graag van begin tot finish van je inschrijving. Neem gerust contact met ons voor al je aanbestedingsvragen.
