Aanbestedingen schrijven voor beginners – 10 handige tips
Gepubliceerd op 2 augustus 2023Ben je nieuw op het gebied van aanbestedingen schrijven? Voor veel beginners vormt de eerste inschrijving een grote uitdaging. Maar geen nood, we hebben de ervaren tekstschrijvers van Wedobids gevraagd wat hun beste tips zijn voor beginners. Lees gauw verder voor 10 onmisbare tips voor het schrijven van een winnende inschrijving.
Heb je al eens vaker aanbestedingen geschreven? Bekijk dan onze bidwriting tips voor gevorderden.
1. Maak een ruime planning – stel deadlines op voor meerdere versies én reviews.
Het opstellen van een winnende inschrijving vergt veel tijd en inspanning. Doorgaans stel je deze samen op met andere belangrijke kennishouders binnen je bedrijf. Voorkom last-minute deadline stress door een planning op te stellen waarbij je rekening houdt met verschillende versies (van klad tot definitief) en feedbackrondes.
Bij Wedobids werken we graag met drie verschillende versies (brons, zilver en goud) en drie feedbackrondes. We lichten alle betrokkenen zo vroeg mogelijk toe, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
2. Stel een team samen. Bepaal wie (niet) gaat schrijven.
Een winnende inschrijving stel je op met de hulp van anderen. Hoe goed je jouw dienst of product ook kent, perspectief van buitenaf wijst je op ontbrekende informatie of (spel)fouten. Plan van tevoren in wie gaat schrijven en wie gaat reviewen. Onze bidwriter vertelt:
“Benut de expertise van de materiedeskundige optimaal door het schrijfwerk uit handen te nemen. We kennen allemaal wel een materiedeskundige die alles weet over een bepaald onderwerp en er met passie verhalen over vertelt. Vaak verbleekt de passie en kunde wanneer de expert ditzelfde uitlegt op papier. Schrijven is nu eenmaal een vak op zich. Daarom kies ik ervoor om deze experts te interviewen en vervolgens zijn of haar tekst uit te schrijven. Zo komt de boodschap op papier net zo krachtig over als de expert het vertelt.”
Koen Mollink, strateeg en bidwriter bij Wedobids
3. Lees op tijd alle documenten aandachtig door. Maak gebruik van de Nota van Inlichtingen (NvI) om onduidelijkheden te verhelderen.
Start je te laat met inlezen, dan mis je de NvI-vragenrondes: momenten waarop je de aanbestedende dienst om verheldering kunt vragen over alle aanbestedingsdocumenten. Dat is zonde, want door het stellen van NvI-vragen begrijp je de vraag beter (wat leidt tot een betere inschrijving) en héél soms zelfs gunstigere inschrijvingstarieven (bijvoorbeeld omdat de aanbestedingsdienst verouderde prijsmarges hanteerde die niet meer marktconform zijn). Laat deze kansen niet liggen en begin op tijd.
Ben je nog niet zo bekend met het inschrijfproces van tenders en aanbestedingen? Lees ook ons stappenplan voor het inschrijven op aanbestedingen, met veel insidertips van onze projectmanager.
4. Maak de NvI-vragen zo begrijpelijk en gemakkelijk mogelijk voor de aanbestedende dienst.
Zorg dat je vragen voor de Nota van Inlichtingen compleet en duidelijk geformuleerd zijn om je gewenste antwoord te ontvangen. Onze tips daarbij zijn:
- Heb je een concrete wijziging voor ogen, zoals een ander tarief of het schrappen van een eis? Onderbouw het probleem, beschrijf je voorstel concreet en vraag om akkoord. Maak het daarbij aantrekkelijk voor de aanbestedende dienst om akkoord te geven. Bijvoorbeeld om bij de probleembeschrijving ook het nadeel voor de aanbestedende dienst duidelijk te maken.
- Will je juist dat de aanbestedende dienst meer toelichting biedt, bijvoorbeeld als je meer uitleg wilt over een (sub)vraag? Vermeld dat je graag toelichting of onderbouwing wilt.
Bonustip: Is dit de allereerste keer dat je inschrijft op een aanbesteding? Download de Nota van Inlichtingen van een andere aanbesteding voor voorbeelden van andere vragen.
5. Bepaal een overkoepelende strategie.
Voorkom dat je je direct stort op het beantwoorden van de gunningscriteria of kwaliteitswensen. Stel jezelf de vraag waarom de aanbestedende dienst uitgerekend jou moet kiezen als partij. Verweef het antwoord als een rode draad in je beantwoording. Zo blijft de inhoud van je inschrijving beter hangen én zorg je dat je tot de kern blijft.
6. Stel de aanbestedende dienst centraal – niet jezelf.
Als je net begint met het schrijven van aanbestedingen, is de kans groot dat je schrijft zoals je gewend bent: vanuit jezelf of je eigen bedrijf. Het gevaar hierbij is dat je de voordelen voor de aanbestedende dienst onvoldoende duidelijk maakt. Maak duidelijk wat de voordelen zijn voor de aanbestedende dienst.
7. Schrijf actief en schrap hulpwerkwoorden. Vermijd woorden zoals ‘zullen’, ‘kunnen’ en ‘worden’.
Actief schrijven is cruciaal bij het opstellen van winnende inschrijvingen. Actief schrijven doe je door het vermijden van passieve constructies met woorden zoals ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’. Zo zorg je voor meer concrete en SMART-geschreven teksten waar aanbestedende dienst vaak naar vragen. Ook komt je boodschap sterker over. Of – niet goed toegepast – zal je boodschap beter over kunnen komen. 😉
Voorbeeld
Passief: “We kunnen verschillende communicatiekanalen inzetten zoals de interne nieuwsbrief, de lokale krant, Instagram of Facebook. Dit zal leiden tot een vergroot draagvlak onder de doelgroep.”
Actief: “We zetten verschillende communicatiekanalen in zoals de interne nieuwsbrief, de lokale krant, Instagram en Facebook. Dit leidt tot een vergroot draagvlak onder de doelgroep.”
Bonustip: Om de zin extra concreet te maken, beschrijf je ook wanneer je de kanalen inzet, wat de inhoud is en wie het uitvoert.
8. Maak je toegevoegde waarde simpel kort en krachtig, zo blijft deze het beste hangen.
Vermijd overtollige woorden zodat je boodschap krachtig overkomt. Laat dus overbodige franje achterwege en blijf puur tot de kern.
9. Ga voor de maximale punten, niet voor de allerbeste oplossing.
Bied een oplossing waar de aanbestedende dienst naar vraagt in het beschrijvend document en PvE. Dit klinkt logisch, maar het komt wel eens voor dat de aanbestedende dienst een oplossing wenst die je zelf niet passend of toereikend vindt voor de situatie. Beschrijf oplossingen volgens de geschetste kaders van de aanbestedende dienst, ook al denk je het beter te weten.
Bonustip: Ben je het oneens met wat de aanbestedende dienst vraagt? Geef het dan op tijd aan via de NvI (zie tip 1 en 2).
10. Zorg voor een aantrekkelijke opmaak van je inschrijving met leesbare indeling, duidelijke visuals en verzorgde uitstraling.
Met een aantrekkelijke opmaak zorg je ervoor dat de boodschap van je inschrijving duidelijker overkomt bij de lezer. Maak je inschrijving visueel aantrekkelijk met: Veel witruimte, duidelijke kopjes, bijpassende kleuren en (mits toegestaan) duidelijke visuals die je tekst ondersteunen. Bij Wedobids laten we de opmaak over aan een professionele vormgever die iedere inschrijving volledig op maat maakt op basis van de aanbestedende dienst.
11. Bonustip: Laat je inschrijving over aan professionele bidwriters
We helpen je graag van start tot finish met het schrijven van de winnende aanbesteding. Met Wedobids heb je in één keer een volledig bidteam tot je dienst. Samen met onze bidlead stel je een winnende bidstrategie op. Wij vertalen het vervolgens door tot een overtuigend en SMART geschreven verhaal. Daarnaast zorgt onze projectmanager dat de vele formulieren tiptop in orde zijn en dat alle deadlines gehaald worden. Zo bereiken we samen optimale resultaten.
Neem contact met ons op om samen voor winnende resultaten te zorgen.
Wil je nog meer handige tips en informatie over het inschrijven op aanbestedingen? Bekijk het overzicht van onze blogartikelen. Of volg ons op LinkedIn om op de hoogte blijven van nieuws rondom aanbestedingen en tenders.