Ga terug

7x bidwriting tips voor gevorderden

Gepubliceerd op 19 oktober 2023

Bij Wedobids helpen we graag iedereen met het opstellen van overtuigende aanbestedingsteksten. Eerder deelden onze ervaren bidwriters al tips voor beginners, maar uiteraard hebben zij ook tips om aanbestedingen te schrijven voor gevorderden. Lees gauw de 7 tips hieronder om aanbestedingen te schrijven als een expert.

1. Hoe haal je een 10? Onderzoek de beoordelingstabel voor het verschil tussen een uitmuntende score en een trede lager.

In de leidraad van een aanbesteding vind je doorgaans een beoordelingstabel met uitleg over hoe je een perfecte score behaalt. Hieronder zie je een voorbeeld van een beoordelingstabel uit een willekeurige aanbesteding gepubliceerd op TenderNed:

Onze tip is om het verschil te ontdekken tussen een uitstekende score (een 10) en een trede daaronder (een 8 in dit voorbeeld). Door jezelf te wapenen met dit inzicht, achterhaal je wat er nodig is om je voorstel naar een hoger niveau te tillen. Voor sommige aanbestedingen is het bieden van enige meerwaarde voldoende voor een 10. Bovenstaande tabel toont aan dat je met een zeer onderscheidend voorstel moet komen voor een perfecte score.

Bonustip van onze bidwriter Richard: Is het verschil tussen de twee bovenste treden niet duidelijk? Vraag de aanbestedende dienst in de NvI.

2. Onderzoek de (vacature)website om snel de organisatie- of bedrijfscultuur te achterhalen.

Als bidwriter stem je ieder voorstel af op de aanbestedende dienst. Is een bedrijf meer informeel, dan passen wij onze schrijfstijl daarop aan. Een tip om snel achter de mate van (in)formaliteit te komen is om de vacaturewebsite of -pagina van de aanbestedende dienst te bekijken. Vaak vind je in vacatures een beknopte samenvatting van de organisatie waar je makkelijk achterhaalt hoe de organisatie zich profileert.

Bonustip van Richard: Onderzoek ook belangrijke documenten van de aanbestedende dienst (zoals beleidsdocumenten en jaarcijfers) en benoem dit in je tekst. Hierdoor begrijp je beter wat de achtergrondsituatie van de aanbestedende dienst is. Doe hier je strategische voordeel mee. Door het te benoemen in je tekst, maak je de tekst persoonlijker.  

3. Writer’s block? Pas storytellingtechnieken toe bij het opstellen van je aanbestedingstekst.

Het toepassen van storytellingprincipes is een handig hulpmiddel bij het opstellen van een aanbestedingstekst. Storytellingtechnieken zijn methoden die schrijvers, sprekers en filmmakers gebruiken om verhalen boeiend en effectief te presenteren aan het publiek. Er bestaan meerdere storytellingframeworks, zoals de heldenreis of story mountain, die inzicht bieden in welke aspecten essentieel zijn voor een goed verhaal. Hieronder vind je een voorbeeld van een story mountain, een framework dat de structuur van een verhaal visueel weergeeft.

Het framework helpt je om de volgende vragen te stellen bij het schrijven van een aanbestedingstekst:

• Wie is de hoofdpersoon van het verhaal? Vaak is dat de aanbestedende dienst.
• Wat is de huidige situatie van de aanbestedende dienst? Omschrijf de context van de aanbesteding.
• Tegen welk probleem loopt de aanbestedende dienst aan?
• Wat is de oplossing voor dit probleem? Omschrijf hoe je deze oplossing biedt.
• Wat is de situatie voor de hoofdpersoon na de geboden oplossing?

Antwoorden op bovenstaande vragen zijn bij uitstek geschikt om op te nemen in een introductie.

4. Benoem per subvraag de voordelen voor de aanbestedende dienst. Stel jezelf altijd de vraag: maar wat heeft de aanbestedende dienst hieraan?

Een groot risico bij het SMART uitwerken van je beantwoording is dat je te diep ingaat op de uitleg van je oplossing. Dit maakt de tekst lastig te volgen voor de beoordelaars. Stel bij elke subvraag jezelf daarom de vraag: “Wat heeft de aanbestedende dienst hieraan?” Door de voordelen van jouw oplossing helder te beschrijven, zorg je ervoor dat de geboden oplossing niet alleen haalbaar maar ook aantrekkelijk overkomt.

5. Sluit elke wensvraag af met een conclusie.

Dit lijkt zo simpel, maar in de praktijk komt de conclusie, vanwege het gebrek aan ruimte, vaak te vervallen. Dit is zonde. Het effectief afsluiten van een aanbestedingstekst is belangrijk, omdat het de laatste (en vaak meest blijvende) indruk achterlaat bij de beoordelaar. Hier zijn enkele manieren om je antwoord op een kwaliteitswens goed af te sluiten:

• Visie voor de toekomst: Sluit af met een blik op de toekomst. Geef aan hoe je wilt samenwerken met de aanbestedende dienst om hun doelen te realiseren en hoe je langdurig waarde wilt blijven bieden.
• Positieve noot: Eindig met een positieve noot zoals een dankbetuiging of interesse om de samenwerking aan te gaan.
• Vat de belangrijkste punt(en) samen: Geef een beknopte samenvatting van de belangrijkste punten, je USP’s en/of voordelen die in de aanbestedingstekst zijn besproken. Dit helpt de lezer om de kernboodschap te herinneren. Heb je ruimtetekort? Zorg dan voor een pakkende slotzin.

Bonustip van Koen: Iedereen denkt wel eens na over een killer first sentence, maar denk ook eens na over killer last sentence.

6. Hou het beoordelingskader naast je definitieve inschrijving en controleer of je minimaal een 8 scoort.

In een aanbestedingstraject komt het vaak voor dat een oorspronkelijk idee veel verandert na meerdere revisies. Het risico bestaat dat er een essentieel aspect sneuvelt bij een van de revisies. Onze bidwriter Richard geeft daarom als tip om aan het einde je inschrijving te controleren met het beoordelingskader ernaast. Kruip in de rol van de objectieve beoordelaar en check of je alle benoemde criteria hebt gedekt. Kom je niet uit op een 10? Dan missen er duidelijk zaken. Kom je tot een 8? Overweeg dan om de benodigde verbeteringen toch nog door te voeren om die felbegeerde 10 te halen.

7. Stel je lettergrootte 0,5 punt groter in bij het schrijven en pas het aan als je klaar bent. Zo houd je meer witruimte over.

Om te voldoen aan het maximum aantal A4 voor aanbestedingsteksten komt het vaak voor dat je witruimte weghaalt. Zonde, want witruimte maakt de tekst goed leesbaar voor de beoordelaars.
Vergroot daarom aan het begin van je schrijfproces je lettergrootte met 0,5 punt. Pas bij afronding van je tekst verklein je de lettergrootte weer. Hierdoor houd je genoeg witruimte over die niet alleen visueel prettig is, maar ook de leesbaarheid verbetert. Zo help je beoordelaars om aandacht te houden op wat echt telt: de inhoud van je voorstel.

Nog meer tips nodig? Schakel Wedobids in voor hulp bij je inschrijving

Heb je na het lezen van dit artikel nog ondersteuning nodig in het uitwerken van je inschrijving? Wij helpen je graag. Met Wedobids heb je in één keer een compleet bidteam aan je zijde die je aanbestedingstraject volledig uit handen neemt. Neem contact op met Thom voor hulp bij het inschrijven op aanbestedingen.