Certificeringseisen in aanbestedingen: een obstakel of toch niet?

Gepubliceerd op 13 december 2024

Kom je bij een aanbesteding een eis tegen voor specifieke certificeringen, zoals ISO 9001 of ISO 14001, maar heb je dit certificaat niet? Laat je niet afschrikken! Aanbestedende diensten zijn verplicht om gelijkwaardige bewijsmiddelen te accepteren. Je mag daarom altijd vergelijkbare bewijsmiddelen aanleveren om aan te tonen dat je bedrijf wel voldoet op een andere manier. Zo open je deuren om in te schrijven op aanbestedingen, zelfs zonder de ‘juiste’ certificering.

Hoe zit dit precies?

De Aanbestedingswet (artikel 2.96, lid 2) schrijft voor dat een aanbestedende dienst niet zomaar een specifiek certificaat mag eisen. Zij zijn verplicht om gelijkwaardige bewijzen te accepteren. Deze regel is bedoeld om eerlijke concurrentie te waarborgen en ruimte te bieden aan innovatie. Helaas is lang niet iedereen op de hoogte van deze verplichting, waardoor onterechte certificeringseisen vaak onterecht geïnteresseerde partijen buitensluiten.

Zijn er uitzonderingen?

Er zijn situaties waarin een specifieke certificeringseis wél verplicht is. Dit geldt alleen voor wettelijk vereiste beroepscertificaten, zoals een BIG-registratie voor zorgverleners of een rijbewijs CE voor vrachtwagenchauffeurs. Deze certificeringen zijn essentieel om de beroepsbekwaamheid te waarborgen. In dergelijke gevallen volstaan alternatieve bewijzen niet.

Wat betekent dit voor jou als organisatie of ondernemer?

Beschik je niet over het gevraagde certificaat, maar voldoe je wel aan de gestelde eisen op een andere manier? Dan kun je gelijkwaardige bewijsmiddelen indienen, mits het niet een beroepscertificaat betreft (zie uitzonderingen hierboven). Denk hierbij aan:

Interne kwaliteitsdocumenten
Een ander certificaat dat dezelfde kwaliteitsnormen aantoont.
Bewijzen uit andere EU-landen, zoals certificaten die daar gangbaar zijn.

Wil je inschrijven met gelijkwaardige bewijsmiddelen? Dan moet je kunnen aantonen dat je geboden alternatief daadwerkelijk van vergelijkbaar niveau is. Wanneer je daar niet in slaagt, behoudt de aanbestedende dienst het recht om je inschrijving als ongeldig te verklaren.

Hoe zorg je dat je bewijs als gelijkwaardig wordt beoordeeld?

Het verschilt per aanbesteding welke bewijsmiddelen als vergelijkbaar worden beschouwd. Het is daarom belangrijk om hierover zo vroeg mogelijk duidelijkheid te scheppen via de Nota van Inlichtingen (NvI). Wij adviseren de volgende aanpak:

Stap 1: Maak concreet wat een vergelijkbaar alternatief is

Wanneer er om een specifiek certificaat wordt gevraagd als vereiste, betekent het niet automatisch dat elk aspect van dat certificaat even relevant is voor de aanbestedende dienst. Achterhaal via de NvI welke specifieke onderdelen van de certificering de aanbestedende dienst echt van belang vindt voor de opdracht. Laat de benoemde onderdelen specifiek terugkomen in je vergelijkbare bewijsmateriaal.

Stap 2: Vraag om bevestiging

Zodra je weet welke punten voor de aanbestedende dienst belangrijk zijn, kun je binnen je organisatie nagaan of je op een alternatieve manier aan de certificeringseis voldoet. Toets dit vervolgens in de Nota van Inlichtingen (NvI) en vraag expliciet of jouw alternatieve bewijs als gelijkwaardig wordt geaccepteerd. Door dit op tijd te doen, kun je nog om verduidelijking vragen of met een aangescherpt voorstel komen. Dit voorkomt nare verrassingen na de beoordeling.

Voorbeelden:

Alternatief keurmerk of certificaat

Je beschikt niet over het specifieke keurmerk waarnaar gevraagd wordt, maar wel over een ander keurmerk dat je vergelijkbaar vindt. Vraag dan in een NvI of de aanbestedende dienst je alternatieve keurmerk accepteert als een keurmerk van vergelijkbaar niveau.

Interne kwaliteitsdocumenten

Vraagt de aanbestedende dienst om milieucertificaat X vanwege het belang van milieubewust werken, maar heb je dit certificaat niet? Vraag in de NvI of interne kwaliteitsdocumenten (bijv. het milieubeleid of duurzaamheidsrapporten van je organisatie) voldoende bewijs is om aan te tonen dat je aan dezelfde normen voldoet. Zo kun je verduidelijken hoe je organisatie voldoet aan de gestelde eisen, ook zonder het specifieke certificaat.

Stap 3: Zorg voor begrijpelijke en professioneel bewijsmateriaal

Maak het makkelijk voor de beoordelaars: zorg voor een begrijpelijk en professionele presentatie van je alternatieve bewijsmateriaal. Indien je een alternatief keurmerk aanbiedt, spreekt het voor zich. Gaat het om interne kwaliteitsdocumenten. Presenteer ze dan op een wijze waardoor het gemakkelijk is voor de aanbestedende dienst om de gelijkwaardigheid te bepalen.

Stap 4: Bereid je voor op verdiepingsvragen

Wees voorbereid op dat de aanbestedende dienst je nog aanvullende vragen kunt stellen om te bepalen of je inderdaad voldoet aan hun gestelde eisen. Sta klaar voor vragen over je alternatieve bewijsmateriaal en hoe het voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.

Alternatieven geweigerd – wat nu?

Wanneer een aanbestedende dienst bij voorbaat je alternatieve bewijs weigert, kun je hen wijzen op hun wettelijke verplichting (zie uitleg over de Aanbestedingswet). Hoewel niet ieder alternatief van gelijkwaardig niveau hoeft te zijn, moet de aanbestedende dienst wel duidelijk motiveren waarom jouw bewijs niet als gelijkwaardig wordt beschouwd. Ga het gesprek aan en vraag om een toelichting op hun beslissing. Als je het niet eens bent met hun oordeel, kun je bezwaar maken of, in laatste instantie, juridische stappen overwegen om je recht te halen. Verwijs daarbij altijd naar de relevante wetgeving om je standpunt te onderbouwen. Schakel eventueel juridische hulp in om je hierin bij te staan.

Meer weten? Wedobids helpt je graag

Wil je inschrijven op een aanbesteding, maar heb je vragen over je aanpak of bidstrategie? Bij Wedobids helpen we je graag van begin tot finish van je inschrijving. Neem gerust contact met ons voor al je aanbestedingsvragen.