Ga terug

Krachten bundelen voor betere gunningsbrieven: Een succesvolle samenwerking en training

Gepubliceerd op 30 september 2026

Een afwijzing hoeft geen eindpunt te zijn. Daarom loont het voor inkooporganisaties om te zorgen dat ook afgewezen leveranciers de keuze begrijpen. Zo is de kans groter dat ze zich een volgende keer opnieuw melden. Vanuit deze gedachte hielpen Wedobids en Van Till Advocaten de Amsterdamse woningcorporatie Stadgenoot bij het aanscherpen van haar gunningsproces.

Met meer dan 30.000 (met name sociale) huurwoningen onder beheer, geldt Stadgenoot als een van de grootste woningcorporaties van Amsterdam. De corporatie koopt doorlopend diensten en werken in via aanbestedingen. Het sluitstuk daarvan is de gunningsbrief: het bericht waarin de corporatie uitlegt wie de opdracht krijgt en waarom, en waarom andere partijen afvallen. Zo’n brief moet juridisch waterdicht zijn, maar ook begrijpelijk voor wie hem ontvangt.

Precies daar zat voor het inkoopteam de spanning. Een gunningsbrief moet bestand zijn tegen bezwaar en kort geding, en dus transparant, proportioneel en objectief. Tegelijk mag het geen kil, juridisch afdekverhaal worden. Een afgewezen leverancier die niet begrijpt waarom het niet lukte, haakt bij de volgende aanbesteding misschien af.

Van juridische vraag naar training

De samenwerking begon met een juridische vraag en groeide uit tot iets breders. Stadgenoot klopte aan bij Van Till Advocaten, het kantoor van aanbestedingsadvocaat Jelmer Overdijk, dat al zo’n vijf jaar samenwerkt met tendermanagementbureau Wedobids. Om het schrijven van gunningsbrieven te professionaliseren, ontwierpen de twee partijen een training op maat, gebaseerd op de eigen praktijk van het inkoopteam.

Tijdens de interactieve sessie, op locatie bij Van Till, ging het over het formuleren van sterke beoordelingsaspecten, over risicobeheersing en bezwaarprocedures, en over het verwerken van zachte criteria als sociale impact en duurzaamheid. Een evaluatie moest de theorie daarna in de dagelijkse praktijk borgen.

Drie stoelen aan tafel

IDe grootste winst zat in het samenbrengen van drie perspectieven die elkaar zelden treffen. Wedobids kijkt als inschrijver: hoe lees je beoordelingscriteria, en hoe optimaliseer je een tekst om punten te scoren? Van Till bewaakt de juridische grenzen en de actuele jurisprudentie. En Stadgenoot vertaalt als inkoper de organisatiedoelen naar een eerlijke, werkbare uitvraag.

Volgens Thom Wijnalda, medeoprichter van Wedobids, schuilt daar de eigenlijke les: “Wie gunningsbrieven schrijft, wint bij het besef hoe een inschrijver ze leest. Pas als je begrijpt hoe de andere kant van de tafel denkt, verbeter je je eigen proces wezenlijk.”

Overdijk vult dat aan vanuit het recht: “Een gunningsbrief moet bestand zijn tegen bezwaar en kort geding: transparant, proportioneel en objectief. Maar juridisch dichttimmeren mag nooit ten koste gaan van de uitleg die een leverancier verdient.”

Voor het inkoopteam van Stadgenoot, met onder andere senior inkoper Jenna Munster, wierp de aanpak zichtbaar vruchten af. “De ervaringen van het afgelopen jaar hebben eraan bijgedragen dat onze werkwijzen naar een hoger niveau zijn getild”, geeft ze aan.